小さなIT革命「Gmail & IMAP」を使わない不幸

どっちかというと「念のため」的な話だけど、先日も書いたとおり身近にメールをPOPしている人がいて驚いたことがあった。実はいまコンサルに入っているお客さんも、僕の前にコンサルしてた人がまったくの素人だった模様で、プロバイダのメールをPOPで取っていたのだ。このご時世に、驚きである。

ということで、Gmailが起こした小さな革命の話は、多くの人にとってはあらためて聞くまでもないとは思うが、もし知らなかったらとっても損なことだから、一応ご紹介しておこう。
インターネットというものがいまのような形で使われる前から、電子メールというものは存在していた。これがインターネットの普及と共に標準化されたのが「POP」。これはなんと「Post Office Protocol」の略なのだ。まさに郵便って感じ。

POPはごく大雑把な話をすると、プロバイダのメールサーバにメールが蓄積され、それを手元のパソコンにダウンロードするという形で伝達される。そしてダウンロードしてから1週間くらい経過したら、メールサーバ側のデータを消してゆくのだ。インターネット黎明期においては、これが当たり前だった。そのころはプロバイダのメールボックス容量も少なく、ちょっと大きめな添付ファイルを送られるとメールボックスが満杯になってその後のメールがエラーで返されちゃう、なんてことも起きた。

そんな時代に終わりを告げたのが、2004年に登場した「Gmail」だ。Gmailは、一見するとごくありふれたWebメールなのだが、みんなが驚いたのがその容量。登場時で1GB、その後4GBに拡張され、いまは7GB以上が利用できる。しかも無料で、である。

メールサーバがギガバイト級の容量を得たことで、メールの運用方法が根本から変わった。メールをサーバから消さなくてよくなったのだ。それまでも、自前のメールサーバを自在に使える人はメールをダウンロードして消すなんて面倒なことはしてなかったが、Gmailはそれを誰にでも、無料で提供したところが凄いのだ。

当初は招待制だったGmailもその後誰でも使えるようになり、またメールアドレスも「xxx@gmail.com」ではなく「xxxx@自分のドメイン」という形式での利用も可能になった。

こうして過去メールをサーバから消さなくてよくなった状況で、POPに変わり活用されるようになったのが「IMAP(アイマップ:Internet Message Access Protocol)」だ。超わかりやすく言うと、POPというのが時代遅れで前近代的で旧世代で化石的な存在で、IMAPは新進気鋭で最先端でクールで便利、ということだ(※いまもPOPを使わないというわけではないけど、だいたいの場合において単に知識の欠如から使い続けていることが多い)。

IMAPは、メールサーバと手元のパソコンとで同期をする点が、一方通行のPOPとの大きな違いだ。なので原則としてメールはサーバにすべて残った状態となり、新たに到着したメールだけ手元に落としてくる、という運用になる。これならある日パソコンが吹っ飛んでも、新たにメールサーバと同期をすれば過去メールも元通りというわけだ。

過去メールをサーバに蓄積しておけば、出先で突然昔のメールをみたくなったときも、ケータイで検索できる。過去メールを蓄積しておくというのは、とっても便利なのだ。

IMAPは、手元のパソコンからメールサーバという逆方向のデータ同期も行える。もし長年POPで受信してきたメールがパソコンに蓄積しているなら、GmailでIMAPのアカウントを開いて、そのメールボックスにPOPで受信したメールを放りこめば、あら不思議、手元のメールがサーバにも蓄積されるのだ。

ということで、メールはGoogleのブラウザ操作か、メールソフトを使うならIMAPにしておくのが常識なので、万が一いまだにPOPを使っていたら、軽く赤面してから急いで移行しよう。

特に、会社のメールをGoogle Appsに移行することは、カレンダー/連絡先/Google Docsなどの共有で大きなメリットがある。もしそれをやってなかったとしたら、この5年とっても損してたことになるぞ。
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